¿Cómo cambiar de administrador de fincas sin complicaciones?

¿El administrador de tu comunidad gestiona con retraso las incidencias de la comunidad? ¿Los vecinos piensan que hay una falta de transparencia en cuanto a las cuentas y presupuestos? Estos problemas con el administrador de fincas pueden poner en evidencia que es momento de cambiar de profesional.

La labor del administrador de fincas debe generar confianza y, a veces, por una falta de comunicación o por malas prácticas, la confianza desaparece. En este artículo vamos a analizar cómo se puede cambiar de administrador en caso de que haya un descontento por parte de la comunidad de propietarios.

¿Es complicado cambiar de administrador de fincas?

No es complicado, pero en muchos casos se retrasa el cambio para evitar confrontaciones. Más adelante te contamos cómo hacer el cambio paso a paso.

Lo importante es actuar cuanto antes porque un mal administrador puede causar problemas serios a la comunidad:

• Pérdidas económicas debidas a retrasos en los pagos de cuotas de la comunidad que no se han gestionado por el administrador.
• Sanciones fiscales por falta de presentación de los modelos tributarios necesarios.
• Sanciones urbanísticas por incumplimientos de la ley.
• Responsabilidad de la comunidad debido a daños a terceros que produzca la falta de mantenimiento del edificio.
• Pérdida de valor de la finca debido a esa falta de mantenimiento.

El momento ideal es difícil de definir, pero sí es importante tener claro que hay que evitar, con la mayor rapidez posible, cualquier perjuicio que pueda sufrir la comunidad.

Paso a paso para cambiar de administrador de fincas

Para cambiar de administrador de fincas se pueden seguir los siguientes pasos:

Revisar el contrato actual con el administrador

Es importante revisar el contrato que se firmó con el administrador para verificar:

• La fecha de firma y entrada en vigor.
• La duración, las prórrogas y la posibilidad de resolución anticipada.
• El plazo de preaviso que hay que cumplir para resolver el contrato.

2. Convocar junta extraordinaria para cambiar de administrador

No es necesario esperar a la celebración de una junta ordinaria de la comunidad, sino que se puede convocar una junta extraordinaria. La convocatoria debe contener los siguientes aspectos:

• Orden del día. Es necesario especificar que se va a tratar el cambio de administrador de la comunidad, ya que solo se pueden adoptar acuerdos sobre los asuntos incluidos en el orden del día. Por ejemplo, se puede incluir un punto que sea el siguiente:
  • Toma de decisión en cuanto al cambio de administración de fincas.
• Día y hora de la primera y segunda convocatoria.
• Lugar donde se celebrará la junta.
• La lista de propietarios con deudas pendientes con la comunidad, ya que tendrán voz, pero no voto.

3. Celebración de la junta y votación

El día de la celebración de la junta se podrá debatir sobre el tema y se someterá la decisión a votación de los vecinos. Según el libro quinto del Código Civil de Cataluña este acuerdo se adopta por mayoría simple de los propietarios que participen en la votación, que deben representar, a la vez, a la mayoría simple del total de sus cuotas de participación.

 5. Redacción del acta

El siguiente paso consiste en redactar el acta de la junta que deberá indicar quién la ha convocado, en qué fecha se ha realizado, a qué hora empezó y finalizó, los acuerdos tomados y las votaciones realizadas (quién ha votado a favor y en contra y los coeficientes de participación de cada vecino).

El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario.

6. Notificar la decisión al administrador saliente

A continuación, es importante notificar la decisión al administrador de fincas saliente para que tenga constancia de ello. Es aconsejable hacerlo por escrito y se puede enviar un burofax con acuse de recibo y certificado de texto, ya que este documento puede utilizarse como prueba en un juicio.

Debe quedar clara la fecha efectiva del cese del antiguo administrador.

7. Evaluación de un nuevo administrador

Para elegir un nuevo administrador de fincas que realmente beneficie a la comunidad es importante que se evalúen aspectos como los siguientes:

• La experiencia en la administración de fincas y en la resolución de conflictos en comunidades de vecinos.
• El uso de herramientas digitales que favorezcan la transparencia de la gestión.
• Recomendaciones de otras personas.
• Servicio de atención 24 horas.
• La prestación de servicios adicionales como auditoría de ahorro y eficiencia energética o asesoramiento jurídico para casos de reclamaciones por defectos de construcción.

8. Garantizar un traspaso de documentación sin problemas

El administrador saliente debe entregar toda la documentación de la comunidad al administrador entrante. La documentación deberá incluir, entre otros, los siguientes documentos:

• El libro de actas de la comunidad.
• El listado de los propietarios y los datos de contacto.
• La documentación financiera de la comunidad.
• Los contratos firmados con proveedores y trabajadores.

Se puede hacer una relación de la documentación que se entrega para dejar constancia por escrito.

El administrador saliente, según el Código Civil del Cataluña, tiene un plazo de 30 días para entregar la comunicación y, en el caso de que no lo haga, se le puede reclamar por escrito y también se puede presentar una queja en el Colegio de Administradores.

Si persiste en su negativa, existe la opción de presentar una demanda ante los tribunales para requerir la entrega. No obstante, siempre es importante agotar la vía extrajudicial para evitar costes y retrasos.

¿Qué ocurre después de cambiar de administrador de fincas?

El nuevo administrador deberá comprobar la documentación para verificar que no falta ningún documento importante y verificar que el saldo que figura en la documentación coincide con el disponible en la cuenta bancaria de la comunidad.

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En definitiva, si la comunidad opta por un cambio de administrador es aconsejable hacerlo cuanto antes y buscar a un profesional solvente y con experiencia que gestione la propiedad de forma transparente.