El Artículo 19 de la LPH: Acceso a la Información y Cumplimiento de Acuerdos

En la regulación de las comunidades de propietarios, la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece directrices sobre cómo se deben gestionar y comunicar los acuerdos comunitarios. Ya hemos analizado aspectos importantes de los artículos 17 y  18 sobre la toma de decisiones y su impugnación y ahora vamos a ver el artículo 19 que se centra en la transparencia y el acceso a la información de tales decisiones.

¿Qué regula el 19 de la LPH?

La esencia de una comunidad de propietarios reside en la toma de decisiones conjunta, pero es importante que todos los vecinos estén informados y cumplan con lo acordado.

El artículo 19 LPH se refiere a la forma en la que se plasman los acuerdos de la comunidad y cómo se custodia la información.

Imagina que la comunidad ha celebrado varias reuniones en el último año. En cada una de esas reuniones se han tomado acuerdos sobre obras, mantenimientos, pagos o cambios estéticos en las áreas comunes. El libro de actas actúa como un registro histórico, donde todas esas decisiones quedan plasmadas por escrito.

De esta forma, si eres un propietario nuevo o simplemente quieres saber qué se acordó en alguna junta sobre un tema determinado, solo tienes que consultar este libro.

El libro de actas es, por lo tanto, donde se reflejan los acuerdos tomados por la comunidad y debe estar diligenciado por el Registrador de la Propiedad.  Diligenciar el libro significa que el presidente de la comunidad lo lleva al registro para que se ponga una nota en el mismo con los datos de legalización y deje constancia al margen de la inscripción del edificio de esa legalización.

¿Qué funciones tiene el libro de actas de una comunidad?

Algunas de las funciones que cumple el libro de acta son las siguientes:

1. Memoria histórica. En muchas ocasiones, las decisiones tomadas en las juntas de propietarios tienen efectos a largo plazo. Imagina que hace cinco años se decidió cambiar la empresa de mantenimiento o instalar cámaras de seguridad. El libro de actas permite a cualquier propietario consultar esas decisiones pasadas y entender el porqué de las mismas.
2. Transparencia. Al tener un registro escrito de cada acuerdo y decisión, se garantiza que todos los propietarios tengan acceso a la misma información. Esto evita malentendidos y posibles conflictos derivados de la falta de comunicación o información.
3. Continuidad. Las comunidades de propietarios suelen tener cambios en sus integrantes, ya sea porque alguien vende su propiedad o porque cambian los cargos de presidente o secretario. El libro de actas asegura que, independientemente de estos cambios, existe una continuidad en la información y en el seguimiento de acuerdos.
4. Validez legal. En caso de disputas o desacuerdos, el libro de actas puede presentarse como un documento legal que prueba qué se decidió en una junta específica. Si, por ejemplo, un propietario impugna un acuerdo, el libro puede ser usado para comprobar qué se acordó exactamente y quiénes estuvieron presentes.
5.  Organización. Además de los acuerdos, el libro puede contener otros detalles de la reunión, como la fecha, hora, lugar, personas presentes y puntos discutidos. Esto es extremadamente útil para llevar un seguimiento ordenado de las actividades de la comunidad.

¿Cuál es el contenido de las actas de comunidad?

Según el artículo 19 de la LPH las actas de comunidad deben contener, al menos, las siguientes circunstancias:

• Fecha y hora de celebración.
• Autor de la convocatoria y propietarios que la hayan promovido.
• Carácter ordinario o extraordinario e indicación sobre la primera y segunda convocatoria.
• Listado de los asistentes y sus cargos, así como detalle de los propietarios representados e indicación de las cuotas de participación de todos.
• Orden del día de la reunión.
• Acuerdos adoptados. En este caso se deberán indicar, si es relevante para la validez: los nombres de los propietarios que hayan votado a favor o en contra y las cuotas de participación de cada uno.

El acta se debe cerrar con la firma del presidente y del secretario al finalizar la reunión o en los 10 días naturales siguientes. Desde el momento en que se cierra el acta los acuerdos que se hayan tomado son ejecutivos.

¿Es posible subsanar un acta de la comunidad?

Sí, se pueden subsanar los errores o defectos en el acta si en la misma se expresan la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes y los acuerdos adoptados, con el detalle de los votos a favor y en contra y la cuota de participación, y si está firmada por el presidente y el secretario.

La subsanación se debe hacer antes de la siguiente reunión de la junta que deberá ratificar esa subsanación.

¿Quién se ocupa de custodiar el libro de actas y la documentación de la comunidad?

El secretario de la comunidad será el encargado de custodiar los libros de actas de la Junta y también deberá conservar las convocatorias, las comunicaciones, los apoderamientos y el resto de documentación importante de las reuniones durante un plazo de 5 años.

El mundo de las comunidades de vecinos o de propietarios puede ser bastante confuso, pero en Bourgeois Fincas somos expertos en la administración de fincas y por ello te ayudamos a simplificar y entender mejor la Ley de propiedad horizontal. Contacta con nosotros cuando lo necesites.